Mit der EDI wurde eine Standardisierung des elektronischen Austauschs von Handelsdokumenten und Geschäftsnachrichten geschaffen, die zwischen Geschäftspartnern verschickt werden. Für das Verschicken von Nachrichten wurden Standards entwickelt, in denen Aufbau und Form der Nachrichten definiert sind. Solche Nachrichtenstandards sind beispielsweise EANCOM, EDIFACT und VDA.
Um zwischen Geschäftspartnern Nachrichten auf unterschiedliche Systeme austauschen zu können, ist ein Konverter notwendig. Hier arbeitet proALPHA^® mit dem Business Integration Converter der SEEBURGER AG zusammen. Dieser Konverter wandelt ausgehende Nachrichten in ein übertragbares Format und eingehende Nachrichten in das Format, das von der eingesetzten Software gelesen werden kann.
In proALPHA^® wird der elektronische Nachrichtenaustausch zum Versenden von Belegen und Nachrichten in Vertrieb und Einkauf genutzt. Um die EDI mit anderen Unternehmen durchführen zu können, werden Partnerstammdaten erfasst. Zusätzlich müssen zwischen kooperierenden Unternehmen Vereinbarungen getroffen werden: Zuordnen von Vorgangsketten und Aktivierung von Tests und EDI-Verbindungen.
Um eingehende und ausgehende Nachrichten zu bearbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten: die EDI wird per Hand durchgeführt, wobei ein Sachbearbeiter die Nachrichten ein- und auslesen muss, oder die EDI wird durch Workflow automatisiert. Bei dem Einsatz von Workflow wird dem Sachbearbeiter durch den Partnerstamm die entsprechende Nachricht zugestellt. Den Eingang neuer Nachrichten sieht man im Aktivitätenmonitor.
proALPHA^® verwendet für den Versand von Nachrichten den Standard VDA. Dieser Standard ist ein nationales Datenformat, das vor allem für den Lieferabrufeingang, den Lieferscheinausgang und den Rechnungsausgang Verwendung findet.
Bei einem Lieferabrufeingang erhält das Unternehmen von einem Kunden einen Lieferabruf, der als Abrufposten in den Abrufauftrag übernommen wird. Mit dem Lieferscheinausgang wird dem Kunden per EDI ein Lieferschein für die erhaltenen Lieferungen und Leistungen zugesandt. Und im Bereich des Rechnungsausganges kann dem Kunden mit der EDI eine Rechnung zugeschickt werden.