DMS – Verwaltung von Dokumenten in proALPHA

Innerhalb eines Unternehmens fallen viele Dokumente an, die direkt oder auch indirekt mit dem Geschäftsprozess in Verbindung stehen. Die Verwaltung dieser Dokumente ist aufwendig und umfangreich. Eine Vereinfachung des Verwaltungsaufwandes bietet sich mit dem proALPHA-DMS an.
Das DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist dazu konzipiert worden, alle Arten von Dokumenten ohne großen Aufwand zu verwalten. Es ist ganz gleich, ob es sich dabei um Belege, wie Rechnungen oder Prüfzeugnisse handelt, oder um Office-Dokumente, wie Briefe und Excel-Tabellen, denn die Verwaltung erfolgt unabhängig von Dokumenttyp und Datenvolumen.
Das proALPHA-DMS bietet neben den Archivierungsfunktionen auch vielfältige Bearbeitungsmöglichkeiten der Dokumente an. Alle Informationen werden in der proALPHA-Datenbank über eine einzige Datenbankverbindung verwaltet. Die archivierten Dokumente können sowohl auf einem lokalen Datenträger als auch auf einem optischen Speichermedium aufbewahrt werden.

Der DMS-Serverdienst bildet das Kernstück des proALPHA-DMS. Er wird auf einem zentralen Rechner eingerichtet, koordiniert die Online-Zugriffe auf die Dokumenten-Datenbank, verwaltet die Ressourcen, wie zum Beispiel die Speichermedien, und hat einen direkten Zugriff auf das Archivsystem.
Mit dem DMS-Server wird es auch möglich, eine Volltextsuche und Dokumentrecherchen mit Hilfe von Suchkriterien nach Dokumententypen und Schlagwörtern durchzuführen.

Office-Integration

Mit Hilfe des DMS werden die vorhandenen Officekomponenten direkt mit proALPHA^® verknüpft. So werden Dokumente von proALPHA^® wie zum Beispiel Korresponzenzen problemlos mit MS-Word erstellt. Dazu können im Vorhinein Dokumentvorlagen mit Schlüsselfeldern und Platzhaltern erstellt werden. Diese Schlüsselfelder bzw. Platzhalter werden durch entsprechend hinterlegte Daten aus den proALPHA-Datenbanken ersetzt. So wird das Erstellen von Dokumenten nicht nur erleichtert, es nimmt auch weniger Zeit in Anspruch und die Dokumentvorlagen lassen sich sowohl in Word als auch in Excel einfach pflegen.

Zu den Grundfunktionen des DMS gehören unter anderem die automatische Vergabe von Schlagwörtern, eine kontextsensitive Archivierung von Dokumentdateien direkt aus proALPHA^® und die Archivierung von Dokumenten direkt aus einer Officeanwendung.

Zusätzlich werden folgende DMS-Komonenten angeboten:
Das DMS-Cold führt die automatische Beschlagwortung im Stapelverarbeitungsbetrieb sowie die Archivierung der Dokumente, die aus proALPHA^® erzeugt wurden, durch.
Mit Hilfe des DMS-Scan können Dokumente mit verschiedenen Formaten gescannt und archiviert werden.
Durch die Remote-Option wird es möglich, Office-Dokumente mit Daten in Terminalserver-Umgebungen aus proALPHA^® auf dem lokalen PC zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Damit werden unter anderem die Kosten durch Lizenzeinsparung gesenkt und auf dem Terminalserver können durch Ressourcenersparnis mehr proALPHA-User arbeiten.

Belegerkennung - Automatische Belegzuordnung erspart viel Zeit

Eine Vielzahl der Belege, wie beispielsweise Lohn-, Material-, oder Lieferscheine, weisen heute bereits verschlüsselte Informationen in Form von Barcode, OCR oder anderen Verschlüsselungstechniken auf. Beim "Einscannen" dieser Belege liest das System automatisch verschlüsselte Informationen für die Weiterverarbeitung. Dadurch lässt sich beispielsweise das Scannen der Lohnscheine mit Zuordnung zum jeweiligen Auftrag vollständig automatisieren. Alle auf dem Lohnschein festgehaltenen Informationen, wie zum Beispiel handschriftliche Notizen, sind unmittelbar verfügbar. Der Auftrag ist damit lückenlos im System archiviert und kann jederzeit weiter bearbeitet werden.

Unternehmensweite Recherche - alle Dokumente mit proALPHA^® DMS im Zugriff

Über das Informations- & Controllingsystem (MIS) stehen dem Anwender nun alle Dokumente aus den unterschiedlichsten Bereichen zur Verfügung. Für jeden Vorgang ist eine Gesamtübersicht aller bis zum aktuellen Zeitpunkt erzeugten Dokumente abrufbar. Durch die bei der Archivierung vergebenen Suchschlüssel ist eine umfangreiche Recherche möglich. So kann beispielsweise für jeden Vorgang die Herkunft des Auftrags, der Bestellung, der Stückliste oder Baugruppe bestimmt werden. Jedes Dokument lässt sich so auf unterschiedlichste Weise "wiederfinden".
Selbstverständlich können die gefundenen Dokumente per Mausklick direkt angezeigt oder ausgedruckt werden. Durch die Verbindung zur proALPHA^® WorkflowAutomation ist der aktuelle Status der Dokumente immer erkennbar. Durch sauber strukturierte Unternehmensdaten, die redundanzfrei in einer zentralen Datenbank gespeichert sind, setzt das proALPHA^® Dokumenten-Management-System erhebliches Rationalisierungspotential frei.